Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc hay không? Đây là một bước quan trọng, không chỉ tạo tiện ích cho các doanh nghiệp và cá nhân, mà còn thể hiện sự tiến bộ và sáng tạo trong việc quản lý thuế theo hướng thời đại. Để có cái nhìn chi tiết hơn về vấn đề này hãy cùng tìm hiểu các thông tin trong bài viết này. Trường hợp có nhu cầu cần được các Luật sư tư vấn khẩn cấp, hãy nhấc máy gọi đến đường dây nóng 1900.6174 để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!
>>> Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc hay không? Gọi ngay: 1900.6174
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Để hiểu rõ hơn về khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chúng ta cần khám phá sâu hơn về khái niệm chứng từ trong ngữ cảnh thuế. Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, chứng từ được định nghĩa như sau:
“Chứng từ là hồ sơ ghi chép thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí gắn với ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định này có thể được thể hiện bằng hình thức điện tử hoặc in ấn.”
Mặc dù trong các văn bản pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân, thông qua sự kết hợp giữa định nghĩa về chứng từ và các quy định liên quan đến khấu trừ thuế TNCN, ta có thể hiểu:
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu chứng từ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cung cấp cho người lao động, ghi nhận thông tin về việc khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của họ.
Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh rằng công ty hoặc cá nhân trả thu nhập đã thực hiện việc khấu trừ một phần thuế TNCN từ số tiền thu nhập của người lao động. Sự cẩn thận trong việc lưu giữ chứng từ này rất quan trọng để có thể sử dụng trong trường hợp cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc thực hiện thủ tục kê khai thuế.
>>> Xem thêm: Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì? Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Trên thực tế, không phải tất cả các trường hợp đều đòi hỏi sự xuất hiện của chứng từ thuế TNCN. Tuy nhiên, trong một số tình huống, việc cấp chứng từ trở thành điều bắt buộc và không thể thiếu.
Theo như quy định tại Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định liên quan đến việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là như sau:
“a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”
Như vậy, cụ thể có hai tình huống xảy ra:
Trong trường hợp bắt buộc, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sau khi khấu trừ số thuế cần phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của người lao động bị khấu trừ. Điều này áp dụng khi người lao động yêu cầu chứng minh việc khấu trừ thuế.
Trái lại, khi người lao động ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân quyết toán thuế, không yêu cầu cung cấp chứng từ khấu trừ thuế.
Điều này đã thể hiện rõ sự linh hoạt trong việc yêu cầu chứng từ thuế TNCN dựa trên tình hình cụ thể của mỗi trường hợp.
>>> Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không? Gọi ngay: 1900.6174
Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Dựa theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm tạo ra chứng từ thuế thu nhập cá nhân được chỉ định như sau:
Tổ chức thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có trách nhiệm tạo ra chứng từ và biên lai để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, cũng như người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí tại hai thời điểm quan trọng:
- Tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế TNCN.
- Tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí.
Cần lưu ý rằng thời điểm lập chứng từ thuế TNCN và thời điểm cấp chứng từ có thể khác nhau. Điều này được dựa vào sự linh hoạt trong nhu cầu của từng cá nhân. Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập xảy ra khi cá nhân yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho họ.
>>> Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Gọi ngay: 1900.6174
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Tổng quan về quy định chứng từ khấu trừ thuế tncn điện tử
Dựa vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP về quy định hóa đơn và chứng từ, có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 theo sắc lệnh của Chính Phủ ngày 19/10/2022; cũng như Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều luật và nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, ban hành ngày 17/9/2021 bởi Bộ Tài Chính. Tổng quan về quy định khấu trừ thuế TNCN điện tử như sau:
Chứng từ khấu trừ thuế được coi là một chứng từ điện tử, tuân theo quy tắc và quy định của hình thức chứng từ điện tử.
Kể từ ngày 01/07/2022, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân đã chuyển đổi từ việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy của cơ quan Thuế và chứng từ tự in theo Thông tư 37, để thay thế bằng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
Trước ngày 30/6/2022, có hai cách để cấp chứng từ thuế TNCN: mua chứng từ khấu trừ giấy từ Cơ quan thuế hoặc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC.
Từ 1/7/2022, chỉ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC mới được cấp. Các thủ tục cụ thể được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 3 Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.
Thời hạn áp dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế tncn
Từ ngày 1/7/2022, tổ chức và doanh nghiệp cần chuyển đổi sang việc sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in và chứng từ khấu trừ thuế giấy do cơ quan thuế cấp trước đây sẽ ngừng.
Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022 theo Khoản 1, Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế tncn
Quy định về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN được cụ thể hóa bởi Khoản 2 và 3, Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2022.
“Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử
Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại khoản a Điều 30 Nghị định này phải tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ để đảm bảo không gây hiểu nhầm và phải có thể đọc được thông qua phương tiện điện tử.”
Các nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế tncn
Nội dung bắt buộc cần xuất hiện trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN được đề ra tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
“Điều 32. Nội dung chứng từ
Chứng từ khấu trừ thuế bao gồm các thông tin sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, mã số mẫu chứng từ khấu trừ thuế, mã số chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (trường hợp người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn lại;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Tên đầy đủ và chữ ký của người trả thu nhập.”
Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, thì chữ ký trên chứng từ điện tử sẽ là chữ ký số.”
Thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế
Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
“Điều 31. Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”
Tuy nhiên, thực tế ít doanh nghiệp lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.
Nguyên tắc lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN
Nguyên tắc về việc lập và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được quy định cụ thể tại Khoản 2, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, không yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, tổ chức và cá nhân trả thu nhập có quyền lựa chọn cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế. Còn đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức và cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.”
Quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử
Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
“Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Hóa đơn, chứng từ cần được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Tuân thủ thời hạn lưu trữ quy định bởi pháp luật kế toán.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sẽ được bảo quản và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử. Tùy theo đặc điểm và khả năng công nghệ, cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trữ phù hợp. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần sẵn sàng in hoặc tra cứu khi cần.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ do cơ quan thuế đặt in, tự in phải được bảo quản và lưu trữ theo yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa được lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá trị.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập tại các đơn vị kế toán cần được lưu trữ theo quy định về lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập tại các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán cần lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”
>>> Xem thêm: Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì? Cách tính hoàn thuế TNCN
Quy định sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành tại Công văn của cục Thuế.
Từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), theo quy định được thể hiện trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Theo quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập chứng từ này diễn ra tại thời điểm thực hiện khấu trừ TNCN, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, và khi tổ chức khấu trừ thuế TNCN hoặc tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử chứa các thông tin như sau, theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên, địa chỉ, Mã số thuế (nếu có) của người nộp thuế.
- Quốc tịch (đối với trường hợp người nộp thuế không phải là công dân Việt Nam).
- Thông tin về thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn lại.
- Thời gian (ngày, tháng, năm) lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên và chữ ký của người trả thu nhập. Nếu sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ sẽ là chữ ký số.
- Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN sẽ phải tự xây dựng hệ thống phần mềm để đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định và chứng từ điện tử phải hiển thị đầy đủ và chính xác thông tin, tránh hiểu nhầm khi sử dụng.
Về việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn phương thức bảo quản, lưu trữ phù hợp với hoạt động và khả năng công nghệ của họ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi cần.
Về những hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được đặt in, tự in, phải được lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
- Hóa đơn, chứng từ chưa lập phải lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá trị.
- Hóa đơn, chứng từ đã lập tại các đơn vị kế toán cần lưu trữ theo quy định về lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Hóa đơn, chứng từ đã lập tại các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán cần lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của họ.
Cuối cùng, từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp không được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn. Các chứng từ này cần được gạch chéo, lưu giữ và báo cáo thông tin về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC) đến cơ quan thuế quản lý.
>>> Quy định sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN như thế nào? Gọi ngay: 1900.6174
Trên đây là lời giải đáp của luật tư Tổng Đài Pháp Luật về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Mọi thắc mắc liên quan đến thông tin trong bài viết, quý bạn đọc có thể liên hệ qua tổng đài 1900.6174 để được đội ngũ Luật sư giải đáp nhanh chóng nhất!
Liên hệ chúng tôi
| ✅ Dịch vụ luật sư | ⭐️ Chuyên nghiệp: Dành cho cá nhân – gia đình – doanh nghiệp |
| ✅ Dịch vụ xử lý nợ xấu, nợ khó đòi | ⭐️ Đúng pháp luật – Uy tín |
| ✅ Dịch vụ ly hôn | ⭐️ Nhanh – Trọn gói – Giải quyết trong ngày |
| ✅ Dịch vụ Luật sư riêng | ⭐️ Uy tín: Dành cho cá nhân – gia đình – doanh nghiệp |
| ✅ Dịch vụ Luật sư Hình sự | ⭐️ Nhanh chóng – Hiệu quả |
| ✅ Dịch vụ Luật sư tranh tụng | ⭐️ Giỏi – Uy tín – Nhận toàn bộ vụ việc |
| ✅ Dịch vụ Luật sư doanh nghiệp | ⭐️ Tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp |
