Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã trở thành một phần quan trọng, đóng vai trò quyết định đối với việc tối ưu hóa quản lý thuế và bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Hiểu rõ và thực hiện đúng cách chứng từ khấu trừ thuế này không chỉ giúp cá nhân tránh bị khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi nhận thu nhập, mà còn đem lại nhiều lợi ích về mặt pháp lý và tài chính. Để có cái nhìn chi tiết hơn về vấn đề này hãy cùng tìm hiểu các thông tin trong bài viết này. Trường hợp có nhu cầu cần được các Luật sư tư vấn khẩn cấp, hãy nhấc máy gọi đến đường dây nóng 1900.6174 để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!
>>> Liên hệ luật sư tư vấn miễn phí chứng từ thuế thu nhập cá nhân là gì? Gọi ngay: 1900.6174
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Để hiểu rõ hơn về khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chúng ta cần khám phá sâu hơn về khái niệm chứng từ trong ngữ cảnh thuế. Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, chứng từ được định nghĩa như sau:
“Chứng từ là hồ sơ ghi chép thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí gắn với ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định này có thể được thể hiện bằng hình thức điện tử hoặc in ấn.”
Mặc dù trong các văn bản pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân, thông qua sự kết hợp giữa định nghĩa về chứng từ và các quy định liên quan đến khấu trừ thuế TNCN, ta có thể hiểu:
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu chứng từ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cung cấp cho người lao động, ghi nhận thông tin về việc khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của họ.
Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh rằng công ty hoặc cá nhân trả thu nhập đã thực hiện việc khấu trừ một phần thuế TNCN từ số tiền thu nhập của người lao động. Sự cẩn thận trong việc lưu giữ chứng từ này rất quan trọng để có thể sử dụng trong trường hợp cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc thực hiện thủ tục kê khai thuế.
>>> Xem thêm: Cam kết không khấu trừ thuế TNCN bao gồm những nội dung nào?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp khi nào?
Trong lĩnh vực pháp luật thuế TNCN, quy định về việc cấp và không cấp chứng từ khấu trừ thuế đã được đề cập rõ trong Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:
“Theo quy định tại Điều này, tổ chức và cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế thì không cần cấp chứng từ khấu trừ.”
Từ đó, dưới đây là những tình huống mà tổ chức và cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập:
- Thu nhập của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Thu nhập từ hoạt động đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ trúng thưởng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).
Bên cạnh đó, còn một số tình huống cụ thể được quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ như sau:
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế theo từng lần chi trả thu nhập hoặc trong một (01) kỳ tính thuế.
Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân trong một (01) kỳ tính thuế.
Như vậy, quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong lĩnh vực pháp luật không chỉ đặc tả các trường hợp cần cấp chứng từ mà còn quy định cụ thể về cách cấp chứng từ đối với từng tình huống khác nhau.
>>> Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cấp khi nào? Gọi ngay: 1900.6174
Mục đích của chứng từ khấu trừ thuế ?
Là một phần quan trọng trong tài liệu quyết toán thuế dành cho trường hợp cá nhân tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế (theo phụ lục I được công bố kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP), chứng từ khấu trừ thuế có vai trò quan trọng trong việc:
Đưa ra minh chứng về các khoản thuế mà cá nhân đã được khấu trừ theo quy định của luật pháp. Điều này giúp xác định rõ mức khấu trừ thuế mà cá nhân đã được hưởng, từ đó biết được quyền lợi của mình liên quan đến việc nộp thuế thu nhập cá nhân.
Thể hiện sự rõ ràng và minh bạch về số tiền mà cá nhân được giữ lại sau khi khấu trừ thuế từ thu nhập. Điều này giúp cá nhân tự tin và hiểu rõ hơn về tình hình tài chính cá nhân, biết rõ liệu mức khấu trừ thuế đã được tính đúng và chính xác hay chưa.
Đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sự minh bạch và tuân thủ luật pháp trong quyết toán thuế. Việc có chứng từ khấu trừ thuế chính xác và đầy đủ giúp tạo điều kiện tốt hơn cho việc kiểm tra và xác minh thông tin từ phía cơ quan thuế.
Hỗ trợ trong quá trình giải quyết các tranh chấp liên quan đến khấu trừ thuế. Chứng từ này sẽ là bằng chứng cụ thể để bảo vệ quyền lợi của cá nhân trong trường hợp xảy ra các vấn đề liên quan đến việc nộp thuế và khấu trừ.
Tóm lại, chứng từ khấu trừ thuế không chỉ là một phần của hồ sơ quyết toán thuế, mà còn mang trong mình giá trị quan trọng trong việc xác định quyền lợi tài chính cá nhân, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong việc quyết toán thuế.
>>> Xem thêm: Cam kết không khấu trừ thuế TNCN bao gồm những nội dung nào?
Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Tại khoản 2 của Điều 25 trong Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định chi tiết về việc cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
a) Các tổ chức và cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cần phải cấp chứng từ khấu trừ.
Dựa vào quy định trên, việc cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ bắt buộc của các tổ chức và cá nhân trả thu nhập. Điều này chỉ diễn ra khi cá nhân bị khấu trừ thuế yêu cầu cung cấp chứng từ.
Cụ thể, cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân trong những trường hợp sau đây:
- Thu nhập của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ trúng thưởng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Thu nhập từ trường hợp khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).
Ngoài ra, trong một số tình huống cụ thể, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân được điều chỉnh như sau:
Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Cá nhân có thể yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho từng lần khấu trừ thuế hoặc cung cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cần cấp cho cá nhân 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ: Ông B ký hợp đồng lao động với công ty C từ tháng 9/2021 đến hết tháng 8/2022. Nếu ông B thuộc đối tượng quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và yêu cầu công ty C cung cấp chứng từ khấu trừ, công ty C chỉ cần cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2021 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2022.
Lưu ý: Trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập không cần phải cấp chứng từ khấu trừ.
>>> Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân? Gọi ngay: 1900.6174
Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, từ ngày 01/7/2022, cơ quan thuế đã ngừng tiếp tục việc bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do chính cơ quan thuế đặt in. Tuy vậy, những trường hợp còn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế mua từ cơ quan thuế trước đó vẫn tiếp tục sử dụng chứng từ này.
Như vậy, hiện tại, doanh nghiệp và tổ chức không thể thực hiện thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.
Cùng theo đúng khoản 5 của điều 12 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử.
Với chứng từ dạng điện tử, theo khoản 2 của điều 33 trong Nghị định 123, tổ chức khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân sẽ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.
Tại thời điểm này, có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân dạng điện tử trên thị trường. Doanh nghiệp có thể tham khảo các đơn vị uy tín như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),…
Các thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân dạng điện tử tại mỗi đơn vị cung cấp có thể có những khác biệt cụ thể. Tuy nhiên, chung quy lại, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu và chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng điện tử phù hợp với nhu cầu của mình.
Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và thông tin của người đại diện kinh doanh tới đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng điện tử để tiến hành thỏa thuận hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử.
Hồ sơ đăng ký dịch vụ thường bao gồm:
- Bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bản scan Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
Trong trường hợp có người ủy quyền ký: Cung cấp giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Đội ngũ từ đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử sẽ hướng dẫn cách sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp.
Bước 4: Sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc thử nghiệm, đơn vị cung cấp sẽ chính thức chuyển giao phần mềm để doanh nghiệp sử dụng.
Chú ý: Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng điện tử không còn bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, hoặc chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Thay vào đó, tổ chức khấu trừ cần tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định.
>>> Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân? Gọi ngay: 1900.6174
Như vậy, việc hiểu rõ và thực hiện đúng cách về chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ là nhiệm vụ quan trọng của cá nhân mà còn đem lại nhiều lợi ích cho cả hệ thống thuế và người lao động. Việc hạn chế khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi nhận thu nhập sẽ giúp người lao động tiết kiệm được một phần lớn số tiền đã trích trước, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính cá nhân. Mọi thắc mắc liên quan đến thông tin trong bài viết, quý bạn đọc có thể liên hệ qua tổng đài 1900.6174 để được đội ngũ Luật sư Tổng Đài Pháp Luật giải đáp nhanh chóng nhất!
Liên hệ chúng tôi
| ✅ Dịch vụ luật sư | ⭐️ Chuyên nghiệp: Dành cho cá nhân – gia đình – doanh nghiệp |
| ✅ Dịch vụ xử lý nợ xấu, nợ khó đòi | ⭐️ Đúng pháp luật – Uy tín |
| ✅ Dịch vụ ly hôn | ⭐️ Nhanh – Trọn gói – Giải quyết trong ngày |
| ✅ Dịch vụ Luật sư riêng | ⭐️ Uy tín: Dành cho cá nhân – gia đình – doanh nghiệp |
| ✅ Dịch vụ Luật sư Hình sự | ⭐️ Nhanh chóng – Hiệu quả |
| ✅ Dịch vụ Luật sư tranh tụng | ⭐️ Giỏi – Uy tín – Nhận toàn bộ vụ việc |
| ✅ Dịch vụ Luật sư doanh nghiệp | ⭐️ Tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp |
