Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhiều cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức cần thực hiện thủ tục xin xác nhận kinh doanh để phục vụ cho các mục đích như: làm hồ sơ vay vốn, đăng ký ngành nghề bổ sung, chứng minh hoạt động hợp pháp với đối tác hoặc cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất của văn bản xác nhận kinh doanh, ai được cấp, cấp khi nào và cần đơn xin xác nhận kinh doanh ra sao.
Theo thống kê sơ bộ từ các phòng kinh tế – UBND cấp quận/huyện tại Hà Nội và TP. HCM, trong năm 2024, có hơn 52.000 hồ sơ xin xác nhận kinh doanh được tiếp nhận, trong đó gần 12% bị trả về do sai mẫu đơn, thiếu tài liệu hoặc không thuộc thẩm quyền xác nhận.
Bài viết dưới đây do Tổng đài Pháp Luật biên soạn, dưới sự phụ trách của Luật sư nhóm Tư vấn Luật Doanh nghiệp – Hộ kinh doanh, sẽ làm rõ quy định về xác nhận kinh doanh, cách chuẩn bị đơn, quy trình và những lưu ý quan trọng không thể bỏ qua.
>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!
XÁC NHẬN KINH DOANH (GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH) LÀ GÌ?
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hay còn được gọi là “Giấy phép con”, tuy nhiên theo quy định pháp luật hiện nay không có định nghĩa cụ thể về Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh.
Ta có thể hiểu rằng, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh là giấy tờ pháp lý mà cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân chứng nhận họ có đủ điều kiện kinh doanh khi họ kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Luật Đầu tư 2020 thì ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện là ngành, nghề mà việc thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh trong ngành, nghề đó phải đáp ứng điều kiện cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng.
KINH DOANH KHÔNG CÓ GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN THÌ CÓ ĐƯỢC KHÔNG? BỊ PHẠT BAO NHIÊU?
Căn cứ khoản 1 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, nghĩa vụ của doanh nghiệp là phải đáp ứng đủ điều kiện đầu tư kinh doanh khi kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Như vậy, theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 thì khi doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện nhưng không đáp ứng được các điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật thì Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng, đình chỉ hoạt động, chấm dứt kinh doanh.
Như vậy, khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện mà không có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thì sẽ bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng, đình chỉ hoạt động, chấm dứt kinh doanh. Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục kinh doanh thì sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000. (Căn cứ theo điểm b khoản 4 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
QUY ĐỊNH VỀ GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH
– Hình thức của Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh bao gồm:
+ Giấy phép;
+ Giấy chứng nhận;
+ Chứng chỉ;
+ Văn bản xác nhận, chấp thuận;
+ Các yêu cầu khác mà cá nhân, tổ chức kinh tế phải đáp ứng để thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh mà không cần phải có xác nhận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền.
Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 7 Luật Đầu tư 2020.
– Đặc điểm của Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh
+ Khi kinh doanh các ngành nghề có điều kiện được quy định tại Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020 thì nghĩa vụ của doanh nghiệp là phải đáp ứng đủ điều kiện đầu tư kinh doanh khi kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (Căn cứ khoản 1 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020).
Nếu cá nhân, tổ chức kinh doanh những ngành, nghề khác ngoài Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020 thì không cần phải xin giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh.
+ Đây là văn bản bắt buộc phải có đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện;
Đối với mỗi ngành, nghề khác nhau, điều kiện và quy định để được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh cũng sẽ khác nhau;
+ Đa số các giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh đều có thời hạn sử dụng, do đó khi hết thời hạn doanh nghiệp buộc phải làm thủ tục gia hạn hoặc cấp mới thì mới có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh. Đây cũng có thể xem là một hạn chế của loại giấy chứng nhận này.
ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH
Mỗi ngành, nghề đều có những điều kiện kinh doanh của ngành nghề đó. Điều kiện về việc kinh doanh ngành nghề sẽ được quy định chi tiết trong các văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ ban hành.
Theo quy định tại khoản 5 Điều 7 Luật Đầu tư 2020 thì điều kiện xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh có các nội dung sau đây:
– Đối tượng và phạm vi áp dụng điều kiện đầu tư kinh doanh;
– Hình thức áp dụng điều kiện đầu tư kinh doanh;
– Nội dung điều kiện đầu tư kinh doanh;
– Hồ sơ, trình tự, thủ tục hành chính để tuân thủ điều kiện đầu tư kinh doanh (nếu có);
– Cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính đối với điều kiện đầu tư kinh doanh;
– Thời hạn có hiệu lực của giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận, chấp thuận khác (nếu có).
THỦ TỤC CẦN THỰC HIỆN ĐỂ CÓ ĐƯỢC GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH
-
Hồ sơ
Tùy theo từng ngành, nghề mà tổ chức, cá nhân đăng ký hoạt động sẽ có những quy định riêng đối với từng loại ngành nghề có điều kiện. Sau đây, là những loại giấy tờ thường có trong hồ sơ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh cơ bản của tất cả các ngành nghề, bao gồm:
– Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh có điều kiện.
– Thông tin pháp lý của người đứng đầu của doanh nghiệp/thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập.
– Giấy tờ chứng minh trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm đối với lĩnh vực hoạt động của những người trực tiếp điều hành doanh nghiệp;
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
– Phương án hoạt động của doanh nghiệp.
– Các giấy tờ khác đối với từng ngành nghề cụ thể.
-
Quy trình
Mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có những điều kiện khác nhau, nên quy trình nộp hồ cũng khác nhau. Tuy nhiên, sẽ có các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Bước 2: Trong thời hạn quy định, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ; nếu đủ điều kiện thì phải cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI XIN XÁC NHẬN KINH DOANH
-
Đơn xin xác nhận không đúng mẫu hoặc thiếu nội dung bắt buộc
- Nhiều người nộp đơn viết tay hoặc sử dụng mẫu không đúng quy định của địa phương, thiếu các thông tin quan trọng như: mục đích xin xác nhận, địa điểm kinh doanh, thời gian hoạt động, ngành nghề cụ thể…
- Một số trường hợp không nêu rõ cơ quan/đối tượng tiếp nhận văn bản xác nhận, khiến đơn bị trả về yêu cầu làm lại.
Lưu ý từ Luật sư tư vấn: Nên sử dụng mẫu đơn chuẩn hóa tại UBND/phòng kinh tế hoặc do luật sư hướng dẫn để đảm bảo tính hợp lệ ngay từ đầu.
-
Người ký đơn không đúng thẩm quyền hoặc không kèm giấy ủy quyền
- Đối với hộ kinh doanh, chỉ chủ hộ mới có quyền ký đơn xin xác nhận.
- Trường hợp người khác thay mặt ký nộp mà không có văn bản ủy quyền hợp pháp sẽ bị từ chối tiếp nhận.
- Với doanh nghiệp, nếu người nộp là nhân viên hoặc kế toán nội bộ thì phải có giấy giới thiệu có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật.
Kinh nghiệm: Luôn mang theo giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, CMND/CCCD gốc để đối chiếu khi nộp hồ sơ.
-
Thông tin trong đơn không khớp với hồ sơ đã đăng ký kinh doanh
- Địa chỉ ghi trong đơn xác nhận khác với địa chỉ trong Giấy phép đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Ngành nghề khai trong đơn không trùng khớp với thông tin ngành nghề đã đăng ký trước đó.
- Thời gian hoạt động ghi trong đơn không có căn cứ xác minh (ví dụ: không thể hiện trong giấy phép hoặc không chứng minh được bằng hợp đồng thuê địa điểm).
Tư vấn thực tiễn: Hãy sao y giấy phép đăng ký kèm theo đơn và kiểm tra thật kỹ mọi thông tin để đảm bảo trùng khớp.
-
Không có tài liệu chứng minh mục đích xin xác nhận
- Một số cơ quan yêu cầu người nộp chứng minh văn bản đề nghị từ đơn vị yêu cầu xác nhận, như: ngân hàng, tổ chức tài chính, lãnh sự quán (đối với visa).
- Nếu không có tài liệu chứng minh nhu cầu hợp lý, một số nơi sẽ từ chối xác nhận với lý do “không đủ căn cứ”.
Gợi ý: Nên nộp kèm giấy mời, yêu cầu từ đối tác hoặc công văn từ đơn vị yêu cầu xác nhận (nếu có).
-
Nộp hồ sơ sai thẩm quyền
- Rất nhiều trường hợp người dân nộp đơn xác nhận tại UBND phường trong khi ngành nghề thuộc thẩm quyền Phòng Kinh tế quận, hoặc ngược lại.
- Cũng có trường hợp xin xác nhận kinh doanh cho doanh nghiệp nhưng lại nộp tại xã/phường – không đúng cấp hành chính.
Kinh nghiệm xử lý:
- Hộ kinh doanh → nộp tại Phòng Kinh tế quận/huyện nơi đăng ký.
- Cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ → nộp tại UBND phường/xã nơi cư trú và kinh doanh.
- Doanh nghiệp → nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư.
Xác nhận kinh doanh là loại văn bản hành chính đơn giản nhưng rất quan trọng, đặc biệt khi cần làm hồ sơ tín dụng, minh chứng tư cách pháp lý hoặc giao dịch với tổ chức quốc tế. Việc chuẩn bị đúng đơn, đủ hồ sơ và xác định đúng thẩm quyền là điều kiện tiên quyết để được cấp văn bản xác nhận nhanh chóng, chính xác.
>>> Cơ hội thoát khỏi vòng xoáy mất tiền, mất sức và trì hoãn vì pháp lý! Đặt lịch tư vấn với Luật sư hôm nay – chỉ một phí nhỏ, bạn được luật sư hàng đầu hỗ trợ, bảo vệ lợi ích tối đa. Thanh toán ngay để thay đổi tình thế!
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
-
Xin xác nhận kinh doanh có bắt buộc phải có địa điểm kinh doanh cố định không?
Trả lời:
Không bắt buộc, nhưng việc có địa điểm kinh doanh rõ ràng sẽ tăng tính xác thực và tính hợp pháp của hồ sơ. Trường hợp cá nhân kinh doanh online, bán hàng trên mạng hoặc kinh doanh lưu động, vẫn có thể xin xác nhận kinh doanh nếu chứng minh được nơi thường trú/tạm trú là địa chỉ quản lý hoạt động kinh doanh, kèm theo giấy tờ chứng minh nơi cư trú.
-
Văn bản xác nhận kinh doanh có giá trị trong bao lâu?
Trả lời:
Pháp luật hiện hành không quy định thời hạn cố định của văn bản xác nhận kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều cơ quan như ngân hàng, lãnh sự quán, cơ quan hành chính thường chỉ chấp nhận văn bản xác nhận được cấp trong vòng 03 tháng gần nhất. Vì vậy, người dân nên xin xác nhận mới mỗi khi sử dụng cho các mục đích pháp lý cụ thể.
-
Có thể xin xác nhận kinh doanh cho nhiều mục đích cùng lúc không?
Trả lời:
Có thể. Trong đơn, bạn nên liệt kê đầy đủ các mục đích cần sử dụng văn bản xác nhận, ví dụ: “để chứng minh nguồn thu nhập phục vụ xin visa, làm hồ sơ vay vốn và chứng minh thời gian hoạt động kinh doanh”. Tuy nhiên, cơ quan xác nhận sẽ chỉ xác nhận những nội dung thuộc phạm vi quản lý của họ, và có thể từ chối nếu nội dung vượt quá chức năng xác minh.
-
Có thể nộp hồ sơ xin xác nhận kinh doanh online không?
Trả lời:
Hiện nay, một số tỉnh thành lớn như TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng đã thí điểm cung cấp dịch vụ hành chính công trực tuyến đối với xác nhận hành chính, trong đó có xác nhận kinh doanh. Tuy nhiên, không phải địa phương nào cũng áp dụng hình thức nộp online. Do đó, bạn cần tra cứu tại Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố, hoặc gọi điện đến UBND xã/phường nơi cư trú để được hướng dẫn.
-
Bị mất giấy phép hộ kinh doanh thì có xin được xác nhận kinh doanh không?
Trả lời:
Không. Trong trường hợp bị mất Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần làm thủ tục cấp lại tại Phòng Kinh tế quận/huyện trước. Sau khi có bản gốc hoặc bản sao hợp lệ, bạn mới được xem xét để cấp văn bản xác nhận kinh doanh. Việc thiếu giấy tờ gốc khiến cơ quan xác nhận không có căn cứ để đảm bảo thông tin kê khai là đúng sự thật.
KẾT LUẬN TỪ LUẬT SƯ:
Xác nhận kinh doanh là loại văn bản hành chính đơn giản nhưng rất quan trọng, đặc biệt khi cần làm hồ sơ tín dụng, minh chứng tư cách pháp lý hoặc giao dịch với tổ chức quốc tế. Việc chuẩn bị đúng đơn, đủ hồ sơ và xác định đúng thẩm quyền là điều kiện tiên quyết để được cấp văn bản xác nhận nhanh chóng, chính xác.
>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!
