Xác nhận thực tập – 3 điều cần hiểu đúng để tốt nghiệp

Theo khảo sát do Tổng đài Pháp Luật thực hiện trên 1.200 sinh viên năm cuối tại các trường đại học ở Hà Nội và TP.HCM trong quý I/2025, có tới 31,6% sinh viên cho biết bị trả hồ sơ vì giấy xác nhận thực tập không hợp lệ, chủ yếu do:

• Thiếu dấu xác nhận thực tập từ đơn vị tiếp nhận
• Sử dụng sai mẫu giấy xác nhận thực tập theo quy định nhà trường
• Xác nhận không có nội dung cụ thể hoặc sai thông tin cá nhân
• Đơn vị không có tư cách pháp nhân ký xác nhận

Hệ quả, nhiều sinh viên không đủ điều kiện xét tốt nghiệp đúng hạn hoặc phải làm lại thủ tục hành chính, kéo dài thời gian nộp luận văn và ảnh hưởng đến hồ sơ xin việc.

>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!

Đặt lịch tư vấn

XÁC NHẬN THỰC TẬP LÀ GÌ? CÓ BẮT BUỘC PHẢI CÓ DẤU PHÁP NHÂN KHÔNG?

Xác nhận thực tập là văn bản do đơn vị tiếp nhận sinh viên thực tập (doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan…) lập ra, nhằm xác minh rằng sinh viên đã thực sự tham gia thực tập tại đơn vị đó trong khoảng thời gian nhất định. Đây là một tài liệu bắt buộc trong hồ sơ thực tập của sinh viên để:

• Nộp kèm báo cáo thực tập;
• Làm căn cứ để trường xét điều kiện tốt nghiệp hoặc chấm điểm học phần;
• Xác minh quá trình rèn luyện – tích lũy kinh nghiệm thực tế của sinh viên trong suốt thời gian học.

Xác nhận thực tập có bắt buộc phải có dấu pháp nhân không?

CÓ, trong phần lớn các trường hợp, xác nhận thực tập phải có dấu pháp nhân thì mới được phòng đào tạo của các trường đại học/cao đẳng công nhận hợp lệ.

Cụ thể:

Trường hợp	Yêu cầu về dấu/xác nhận
Đơn vị thực tập là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân (công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp nhà nước…)	Phải có dấu tròn doanh nghiệp và chữ ký người đại diện (hoặc người phụ trách sinh viên thực tập)
Đơn vị thực tập là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập (UBND, Sở, trường học, bệnh viện…)	Phải có dấu đỏ của cơ quan và chữ ký thủ trưởng đơn vị
Đơn vị không có tư cách pháp nhân (hộ kinh doanh, văn phòng đại diện, cá nhân hướng dẫn…)	Không đủ điều kiện xác nhận hợp lệ, trừ khi có văn bản bổ sung từ trường hoặc đối tác liên kết
Thực tập theo chương trình liên kết giữa trường và doanh nghiệp	Phải có biên bản hợp tác kèm xác nhận từ cả hai phía (đơn vị thực tập và trường)

Lưu ý: Nếu thiếu dấu pháp nhân, xác nhận thực tập có thể bị coi là không hợp lệ, sinh viên phải làm lại thủ tục, ảnh hưởng tới thời hạn nộp báo cáo hoặc điều kiện tốt nghiệp.

NỘI DUNG BẮT BUỘC TRONG GIẤY XÁC NHẬN THỰC TẬP CHO SINH VIÊN

Dưới đây là nội dung bắt buộc trong giấy xác nhận thực tập cho sinh viên, được yêu cầu trong hầu hết các trường đại học – cao đẳng tại Việt Nam, nhằm đảm bảo tính xác thực, pháp lý và phục vụ việc xét tốt nghiệp:

1. Thông tin cơ bản của đơn vị xác nhận

• Tên đơn vị tiếp nhận thực tập (ghi đầy đủ tên doanh nghiệp/cơ quan)
• Địa chỉ trụ sở
• Số điện thoại, email liên hệ
• Mã số thuế (nếu là doanh nghiệp)
• Họ tên, chức vụ người ký xác nhận

2. Thông tin sinh viên thực tập

• Họ tên sinh viên
• Mã số sinh viên (MSSV)
• Lớp, khóa, ngành, khoa, tên trường
• Số CMND/CCCD (nếu cần)

3. Thời gian thực tập

• Ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc thực tập cụ thể (dd/mm/yyyy)
• Tổng số tuần hoặc số ngày đã thực tập
• Thời lượng thực tập thực tế có mặt tại đơn vị

Lưu ý: Thời gian phải khớp với kế hoạch thực tập của trường để được công nhận hợp lệ.

4. Vị trí và nội dung công việc đã thực hiện

• Vị trí/chức danh (ví dụ: Trợ lý hành chính, Thực tập sinh kế toán, Thực tập viên pháp lý…)
• Mô tả ngắn gọn nội dung công việc đã được phân công (khoảng 3–5 dòng)
• Các kỹ năng đã rèn luyện hoặc quy trình đã tham gia (nếu có)

5. Nhận xét, đánh giá kết quả thực tập

• Nhận xét tổng quát về:
  • Thái độ (tích cực, hợp tác, kỷ luật…)
  • Kỹ năng chuyên môn (áp dụng kiến thức, khả năng xử lý công việc…)
  • Tinh thần học hỏi, trách nhiệm

6. Cam kết và xác nhận của đơn vị

• Câu khẳng định sinh viên đã hoàn thành chương trình thực tập đúng thời gian và nội dung
• Ghi rõ: “Văn bản được lập để sinh viên nộp cho trường phục vụ đánh giá và xét tốt nghiệp”
• Ngày lập văn bản
• Chữ ký người đại diện (có ghi rõ họ tên, chức vụ)
• Dấu tròn đỏ của cơ quan/doanh nghiệp

Lưu ý pháp lý: Nếu thiếu chữ ký hoặc dấu xác nhận, văn bản sẽ không có giá trị và có thể bị từ chối bởi nhà trường.

LƯU Ý VÀ KINH NGHIỆM KHI XIN XÁC NHẬN THỰC TẬP

Dưới đây là các lưu ý và kinh nghiệm quan trọng khi xin xác nhận thực tập dành cho sinh viên, giúp đảm bảo giấy tờ hợp lệ, đúng hạn và không ảnh hưởng đến kết quả xét tốt nghiệp:

1. Chuẩn bị mẫu xác nhận trước khi đi thực tập

• Mỗi trường thường có mẫu riêng cho giấy xác nhận thực tập. Do đó, sinh viên nên:
  • Tải mẫu giấy xác nhận thực tập từ cổng thông tin của trường hoặc liên hệ giảng viên hướng dẫn để lấy mẫu chính thức.
  • In sẵn mẫu để mang đến cho đơn vị tiếp nhận điền và ký xác nhận.

Lưu ý: Không nên dùng mẫu trôi nổi trên mạng nếu chưa được trường đồng ý — dễ bị trả hồ sơ.

2. Thống nhất trước nội dung và thông tin với đơn vị thực tập

• Trước khi xin xác nhận, sinh viên cần:
  • Thông báo trước cho đơn vị thực tập rằng mình sẽ cần giấy xác nhận có dấu và chữ ký.
  • Thống nhất vị trí, công việc, thời gian thực tập cụ thể để người xác nhận điền đúng nội dung.

Nếu không thống nhất trước, có thể bị điền sai ngày, sai nội dung, gây mất thời gian chỉnh sửa.

3. Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy xác nhận

Khi nhận được giấy xác nhận, cần rà soát kỹ các nội dung sau:

Mục cần kiểm tra	Lý do
Họ tên, MSSV, ngành học	Tránh sai sót danh tính
Thời gian thực tập	Phải trùng với kế hoạch thực tập của trường
Nội dung công việc	Phù hợp với chuyên ngành đào tạo
Chữ ký người đại diện	Ghi rõ họ tên, chức vụ
Dấu tròn đỏ của đơn vị	Điều kiện bắt buộc để xác nhận có giá trị pháp lý

4. Không để sát hạn mới xin xác nhận

• Nên xin xác nhận ít nhất 3–5 ngày trước khi kết thúc thực tập, để có thời gian xử lý nếu:
  • Người ký vắng mặt;
  • Mẫu sai chuẩn;
  • Thiếu dấu hoặc nội dung cần sửa lại.

Rất nhiều sinh viên bị chậm nộp báo cáo, bị trừ điểm, hoặc không được xét tốt nghiệp đúng hạn chỉ vì chủ quan thời gian.

5. Sao lưu bản mềm, nộp đúng định dạng yêu cầu

• Sau khi nhận giấy xác nhận:
  • Scan hoặc chụp bản gốc lưu vào email/Google Drive để đề phòng mất mát.
  • Nếu trường yêu cầu bản mềm qua hệ thống, cần chuyển sang file PDF và đặt tên đúng quy định

6. Tuyệt đối không sử dụng dịch vụ xác nhận không rõ nguồn gốc

• Một số sinh viên tìm đến các “dịch vụ xác nhận thực tập” giả mạo để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên:
  • Nếu bị phát hiện, có thể bị xử lý kỷ luật, đình chỉ xét tốt nghiệp hoặc cảnh cáo học vụ.
  • Sử dụng giấy tờ giả có thể vi phạm Bộ luật Hình sự 2015 (tội làm giả tài liệu)

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Không có dấu đỏ của đơn vị thực tập, giấy xác nhận có được chấp nhận không?

Trả lời:

Không. Theo quy định hành chính và yêu cầu của hầu hết các trường, giấy xác nhận thực tập phải có dấu tròn đỏ của đơn vị có tư cách pháp nhân (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức). Nếu không có dấu, giấy xác nhận sẽ không có giá trị pháp lý và có thể bị trường từ chối.

2. Giấy xác nhận thực tập có cần đúng mẫu của trường không?

Trả lời:

Có. Trường thường có mẫu giấy xác nhận riêng, quy định chi tiết về bố cục, nội dung, tiêu chí đánh giá. Việc dùng mẫu không đúng hoặc thiếu thông tin có thể khiến giấy bị từ chối hoặc phải làm lại.

3. Sinh viên thực tập ở hộ kinh doanh hoặc cá nhân ký xác nhận có hợp lệ không?

Trả lời:

Không hoàn toàn hợp lệ. Hộ kinh doanh và cá nhân không có tư cách pháp nhân nên việc ký xác nhận không đủ giá trị pháp lý nếu không có thêm văn bản hợp tác chính thức hoặc xác nhận từ trường. Trường hợp đặc biệt cần xin ý kiến phòng đào tạo.

4. Nếu bị mất giấy xác nhận thực tập, có xin lại được không?

Trả lời:

Có thể. Sinh viên nên liên hệ lại đơn vị thực tập để xin xác nhận lại, nhưng cần lưu ý:

• Có thể phải viết đơn đề nghị cấp lại;
• Việc xin lại phụ thuộc vào thiện chí và quy trình nội bộ của đơn vị.

5. Có thể sử dụng dịch vụ xin xác nhận thực tập không cần đi thực tập không?

Trả lời:

Không nên. Việc dùng dịch vụ xác nhận giả mạo là hành vi gian dối, có thể dẫn đến:

• Bị đình chỉ tốt nghiệp hoặc xử lý kỷ luật theo quy chế của trường;
• Bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có hành vi sử dụng tài liệu giả

Kết luận từ Tổng đài Pháp Luật

Xác nhận thực tập là điều kiện quan trọng để xét tốt nghiệp, bảo vệ luận văn và hoàn thiện hồ sơ học tập. Vì vậy, sinh viên cần đặc biệt cẩn trọng với dấu xác nhận, nội dung văn bản và tính pháp lý của đơn vị thực tập.

Tổng đài Pháp Luật khuyến nghị sinh viên nên chủ động tìm hiểu, xin tư vấn sớm và xử lý kịp thời mọi vướng mắc liên quan đến thực tập để không ảnh hưởng đến kết quả học tập và cơ hội nghề nghiệp sau này.

>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!

Đặt lịch tư vấn