Trong bối cảnh hơn 80.000 đơn đăng ký sở hữu trí tuệ được nộp hàng năm tại Việt Nam (số liệu Cục SHTT năm 2024), việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký thương hiệu đúng chuẩn là bước đầu tiên nhưng mang tính quyết định trong hành trình bảo hộ nhãn hiệu. Đặc biệt, các quy định hồ sơ đăng ký thương hiệu ngày càng được siết chặt, buộc doanh nghiệp và cá nhân phải tuân thủ đầy đủ mới có thể được xem xét cấp Giấy chứng nhận bảo hộ.
Bài viết do Luật sư tư vấn Sở hữu trí tuệ – Tổng đài Pháp Luật biên soạn, cung cấp cái nhìn chi tiết, dễ áp dụng về hồ sơ đăng ký thương hiệu hợp lệ theo pháp luật Việt Nam.
>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!
THƯƠNG HIỆU LÀ GÌ? TẠI SAO CẦN ĐẮNG KÝ THƯƠNG HIỆU
Thương hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, cá nhân này với tổ chức, cá nhân khác. Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2022), thương hiệu có thể là từ ngữ, hình ảnh, biểu tượng, màu sắc hoặc sự kết hợp của các yếu tố đó, và thường được hiểu chính là nhãn hiệu hàng hóa/dịch vụ trong hồ sơ đăng ký.
Tại sao cần đăng ký thương hiệu?
Đăng ký thương hiệu là quy trình pháp lý bắt buộc nếu cá nhân, tổ chức muốn:
- Được pháp luật công nhận quyền sở hữu độc quyền: Chỉ khi đăng ký, chủ sở hữu mới có căn cứ hợp pháp bảo vệ thương hiệu của mình.
- Ngăn chặn hành vi xâm phạm và đạo nhái: Có giấy chứng nhận đăng ký thương hiệu giúp bạn yêu cầu xử lý vi phạm, yêu cầu bồi thường theo quy định.
- Tăng giá trị thương mại và tài sản vô hình: Thương hiệu đã đăng ký có thể được định giá, chuyển nhượng, nhượng quyền thương mại hoặc góp vốn.
- Tạo uy tín và lòng tin với người tiêu dùng: Người tiêu dùng có xu hướng ưu tiên các sản phẩm/dịch vụ có thương hiệu được pháp luật bảo hộ rõ ràng.
- Thuận lợi khi mở rộng thị trường: Đăng ký thương hiệu là bước đệm bắt buộc nếu bạn muốn phát triển sản phẩm tại thị trường quốc tế.
HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THƯƠNG HIỆU GỒM NHỮNG GIẤY TỜ GÌ?
Theo hướng dẫn của Cục Sở hữu trí tuệ, hồ sơ đăng ký nhãn hiệu hiện nay bao gồm:
– 02 Tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo Mẫu số 08
– Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định số 65/2023/NĐ-CP;
– 05 Mẫu nhãn hiệu kích thước 80 x 80 mm;
– 01 Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí;
– 01 Giấy ủy quyền (nếu nộp đơn thông qua đại diện);
– 01 Tài liệu chứng minh quyền đăng ký nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đăng ký từ người khác;
– 01 Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên, nếu yêu cầu hưởng quyền ưu tiên.
Đối với trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu là nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận, thì cần có thêm các loại giấy tờ sau:
– 01 Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận;
– 01 Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc chứng nhận chất lượng của sản phẩm, chứng nhận nguồn gốc địa lý);
– 01 Bản đồ khu vực địa lý (nếu là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý hoặc có chứa địa danh, dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương);
– 01 Văn bản của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cho phép đăng ký nhãn hiệu (nếu có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương)
THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU SẼ ĐƯỢC THỰC HIỆN THEO CÁC BƯỚC SAU:
– Bước 1: Tra cứu nhãn hiệu
+ Trước khi nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu, chủ đơn cần kiểm tra nhãn hiệu dự định đăng ký có bị trùng hoặc tương tự với các nhãn hiệu khác không để tránh mất thời gian, chi phí.
+ Có thể tra cứu sơ bộ miễn phí trên trang:
http://iplib.noip.gov.vn/WebUI/WSearch.php hoặc tra cứu có trả phí từ Cục Sở hữu trí tuệ.
– Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
– Bước 3: Nộp phí đăng ký và đến cơ quan có thẩm quyền nộp hồ sơ hoặc nộp qua dịch vụ bưu điện.
– Bước 4: Nhận quyết định chấp nhận hình thức đơn. Trong trường hợp đơn đăng ký bị yêu cầu sửa đổi thì sửa đổi theo hướng dẫn.
– Bước 5: Nhận công bố đơn trên Công báo sở hữu công nghiệp.
– Bước 6: Nhận thông báo dự định cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu, nộp lệ phí đăng bạ, công bố văn bằng bảo hộ và lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
– Bước 7: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN NÀO THÌ CÓ QUYỀN ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU?
Điều 87 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009 quy định các tổ chức, cá nhân được quyền đăng ký nhãn hiệu bao gồm:
– Tổ chức, cá nhân đăng ký nhãn hiệu cho hàng hoá tự sản xuất hoặc dịch vụ mình cung cấp.
– Tổ chức, cá nhân hoạt động thương mại hợp pháp đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm của mình nhưng do người khác sản xuất với điều kiện người sản xuất không sử dụng và không phản đối việc đăng ký nhãn hiệu đó;
– Tổ chức tập thể đăng ký nhãn hiệu tập thể để các thành viên của mình sử dụng theo quy định;
– Tổ chức có chức năng kiểm soát, chứng nhận chất lượng, đặc tính, nguồn gốc hoặc tiêu chí khác liên quan đến hàng hóa, dịch vụ đăng ký nhãn hiệu chứng nhận khi không tiến hành sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đó; đối với địa danh, dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý đặc sản địa phương của Việt Nam thì phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.
– Hai hoặc nhiều tổ chức, cá nhân đăng ký một nhãn hiệu để trở thành đồng chủ sở hữu trong trường hợp sử dụng nhãn hiệu nhân danh tất cả các đồng chủ sở hữu hoặc sử dụng cho hàng hoá, dịch vụ mà tất cả các đồng chủ sở hữu đều tham gia sản xuất, kinh doan và việc sử dụng không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng về nguồn gốc của hàng hoá, dịch vụ.
LƯU Ý KHI CHUẨN BỊ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THƯƠNG HIỆU
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thương hiệu đúng quy định là bước cốt lõi để tăng khả năng được cấp văn bằng bảo hộ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
-
Phân biệt đúng giữa thương hiệu và tên công ty
- Thương hiệu là dấu hiệu phân biệt sản phẩm/dịch vụ trên thị trường.
- Tên công ty chỉ là tên gọi pháp lý của doanh nghiệp, không tự động đồng nghĩa với việc đã có quyền sở hữu thương hiệu. Do đó, phải nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu riêng dù tên công ty đã được đăng ký tại Sở Kế hoạch & Đầu tư.
-
Chỉ nộp hồ sơ khi đã tra cứu nhãn hiệu kỹ lưỡng
- Tra cứu giúp xác định thương hiệu có bị trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã đăng ký trước đó hay không.
- Việc không tra cứu kỹ khiến hồ sơ dễ bị Cục Sở hữu trí tuệ từ chối hoặc bị tranh chấp sau này.
-
Mẫu thương hiệu phải rõ ràng và đầy đủ yếu tố nhận diện
- Nếu thương hiệu có yếu tố hình ảnh, cần nộp file chất lượng cao, đúng kích thước quy định (khổ 80x80mm hoặc A4).
- Nếu có màu sắc đặc trưng, nên đăng ký cả phiên bản màu và trắng đen để mở rộng phạm vi bảo hộ.
-
Phân nhóm sản phẩm/dịch vụ chính xác
- Phân nhóm theo Bảng phân loại Nice quốc tế (hiện tại là phiên bản 12).
- Nếu phân nhóm sai hoặc thiếu, sẽ hạn chế phạm vi bảo hộ hoặc mất quyền trong lĩnh vực chủ chốt. Nên nhờ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp phân loại để đảm bảo quyền lợi tối đa.
-
Chủ thể đăng ký cần chính xác & thống nhất hồ sơ
- Cá nhân, công ty hoặc tổ chức nước ngoài đều có thể là chủ đơn, nhưng cần thống nhất tên, địa chỉ, giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý.
- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị dịch vụ (như Luật Thiên Mã), cần có Giấy ủy quyền đúng mẫu và ký tên, đóng dấu đầy đủ.
>>> Vấn đề pháp lý kéo dài khiến bạn mất việc, tốn tiền và kiệt sức? Đặt lịch tư vấn với luật sư giỏi ngay bây giờ! Chỉ một phí nhỏ, bạn được hỗ trợ tận tình, bảo vệ quyền lợi tối đa. Hoàn phí tư vấn khi thuê luật sư trọn gói. Điền form và thanh toán để gặp luật sư!
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THƯƠNG HIỆU
-
Có thể đăng ký thương hiệu cho nhiều nhóm sản phẩm/dịch vụ cùng lúc không?
Có. Chủ đơn có thể đăng ký một thương hiệu cho nhiều nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ trong cùng một hồ sơ. Tuy nhiên, chi phí sẽ tăng theo số nhóm, và mỗi nhóm cần được phân loại chính xác theo bảng Nice quốc tế.
-
Có bắt buộc phải nộp mẫu thương hiệu màu không?
Không bắt buộc. Chủ đơn có thể chọn nộp mẫu đen trắng (được bảo hộ toàn bộ hình dạng) hoặc màu sắc cụ thể (bảo hộ theo đúng màu đăng ký). Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng linh hoạt, nên đăng ký cả hai phiên bản để mở rộng phạm vi bảo hộ.
-
Nếu thiếu tài liệu trong hồ sơ thì có được bổ sung không?
Có. Trong quá trình thẩm định hình thức, nếu thiếu tài liệu, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ yêu cầu bổ sung trong thời hạn 1 tháng. Tuy nhiên, nếu quá thời hạn mà không nộp bổ sung thì hồ sơ sẽ bị từ chối.
-
Có cần cung cấp mẫu sản phẩm khi nộp hồ sơ đăng ký thương hiệu?
Không cần. Hồ sơ đăng ký thương hiệu không yêu cầu nộp mẫu sản phẩm thực tế. Chỉ cần nộp mẫu nhãn hiệu (file hình ảnh) cùng bản mô tả đầy đủ các yếu tố cấu thành thương hiệu.
-
Có thể sử dụng thương hiệu ngay sau khi nộp hồ sơ không?
Có thể. Việc sử dụng thương hiệu sau khi nộp đơn đăng ký là hợp pháp, tuy nhiên quyền bảo hộ chỉ được xác lập khi được cấp văn bằng. Do đó, nên ghi rõ: “đã nộp đơn đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ” khi quảng bá thương hiệu trong thời gian chờ cấp chứng nhận.
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ đăng ký thương hiệu không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp trước các hành vi xâm phạm. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chặt chẽ và thương hiệu ngày càng có giá trị, việc nắm rõ quy định về hồ sơ và thủ tục là điều tối quan trọng đối với mọi cá nhân, tổ chức.
Nếu bạn chưa nắm rõ cách chuẩn bị hồ sơ hoặc lo ngại về tính hợp lệ khi nộp đơn đăng ký, Tổng đài Pháp luật sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ từ khâu tra cứu, soạn thảo, đến đại diện pháp lý trong suốt quá trình bảo hộ thương hiệu.
KẾT LUẬN TỪ LUẬT SƯ TƯ VẤN SỞ HỮU TRÍ TUỆ – TỔNG ĐÀI PHÁP LUẬT
Việc nộp đúng hồ sơ đăng ký thương hiệu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xét duyệt mà còn là bước bảo đảm vững chắc cho quyền sở hữu tài sản trí tuệ của bạn. Trong môi trường cạnh tranh thương hiệu gay gắt hiện nay, sự đầu tư bài bản vào hồ sơ ngay từ đầu sẽ hạn chế tối đa nguy cơ tranh chấp và từ chối bảo hộ.
>>> Nhanh tay đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc pháp lý, đảm bảo quyền lợi và sự an tâm cho bạn!
