Mỗi năm, hàng triệu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Thế nhưng, theo thống kê mới nhất từ Tổng cục Thuế, chỉ trong kỳ quyết toán 2024, đã có hơn 2,3 triệu hồ sơ bị sai sót, trong đó phổ biến nhất là lỗi khai sai tờ khai thu nhập cá nhân, thiếu chứng từ khấu trừ, hoặc thao tác chưa đúng khi thực hiện quyết toán TNCN online.
Để hỗ trợ người lao động hiểu đúng và làm đúng, nhóm Luật sư tư vấn luật thuế – lao động của Tổng đài Pháp Luật đã tổng hợp, hướng dẫn toàn diện các bước lập hồ sơ, cách kê khai trực tuyến và lưu ý xử lý khi có sai sót.
QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN LÀ GÌ?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quy trình xác định chính xác số thuế thu nhập cá nhân mà người nộp thuế (thường là người lao động) đã phải nộp trong một năm tài chính, so sánh với số thuế đã tạm nộp hoặc khấu trừ trước đó, từ đó xác định:
- Số thuế còn phải nộp thêm, nếu nộp thiếu;
- Số thuế được hoàn lại, nếu nộp thừa;
- Hoặc không phát sinh nghĩa vụ nộp hoặc hoàn nếu đã khấu trừ đủ.
Ví dụ dễ hiểu:
Một cá nhân làm tại 2 công ty trong năm 2024, mỗi nơi đã tạm khấu trừ thuế theo quy định. Đến đầu 2025, người này cần tự cộng lại toàn bộ thu nhập, tính toán mức thuế phải nộp cả năm, và nộp hồ sơ quyết toán để:
- Được hoàn lại tiền thuế đã nộp thừa (nếu có);
- Hoặc nộp bổ sung phần thuế còn thiếu;
- Hoặc xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Ý nghĩa của quyết toán TNCN:
- Đảm bảo nghĩa vụ tài chính của công dân với Nhà nước;
- Là cơ sở để người nộp thuế được hoàn thuế hợp pháp;
- Tránh bị truy thu, xử phạt nếu có sai sót hoặc thiếu sót trong quá trình tạm nộp.
HỒ SƠ LÀM QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN CẦN GÌ?
-
Đối với cá nhân tự quyết toán (không ủy quyền cho tổ chức chi trả)
✔ Tờ khai quyết toán thuế: Mẫu số 02/QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 92/2015/TT-BTC), kê khai đầy đủ thông tin thu nhập, giảm trừ và số thuế đã khấu trừ.
✔ Bản chụp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có): Do các đơn vị chi trả thu nhập cấp.
✔ Bản sao CMND/CCCD (không cần công chứng).
✔ Tài liệu chứng minh người phụ thuộc (nếu đăng ký giảm trừ): Ví dụ như giấy khai sinh, thẻ CCCD, sổ hộ khẩu (photo).
✔ Giấy ủy quyền (nếu nộp thay): Trường hợp người khác nộp thay cho cá nhân.
✔ Sổ tạm trú/thường trú (nếu quyết toán tại nơi cư trú).
✔ Số tài khoản ngân hàng: Nếu có nhu cầu hoàn thuế thì cần ghi rõ trong tờ khai.
-
Đối với cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả (doanh nghiệp)
✔ Giấy ủy quyền quyết toán thuế: Mẫu do doanh nghiệp lập, người lao động ký xác nhận.
✔ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu làm thêm tại nơi khác).
✔ Thông tin người phụ thuộc (nếu có đăng ký giảm trừ tại nơi làm việc).
✔ Bản sao CMND/CCCD.
Lưu ý: Chỉ được ủy quyền nếu trong năm chỉ làm việc tại 1 nơi duy nhất và không có thu nhập ở nơi khác.
Hình thức nộp hồ sơ quyết toán
- Trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi làm việc cuối cùng trong năm;
- Trực tuyến qua Cổng thuế điện tử (https://canhan.gdt.gov.vn);
- Gửi qua bưu điện (có giá trị pháp lý nếu đóng dấu ngày gửi).
Gợi ý kiểm tra trước khi nộp hồ sơ
- So sánh tổng thu nhập với tổng số thuế đã khấu trừ;
- Kiểm tra kỹ chứng từ khấu trừ có đúng MST, đúng năm tài chính;
- Đảm bảo đầy đủ thông tin người phụ thuộc nếu có yêu cầu giảm trừ;
- Ghi rõ số tài khoản ngân hàng cá nhân để nhận hoàn thuế nếu có.
HƯỚNG DẪN QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN ONLINE
Để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) online năm 2025 trên thuedientu, cá nhân thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập trang web của Tổng cục Thuế tại địa chỉ canhan.gdt.gov.vn
– Chọn “Cá nhân”
Bước 2: Đăng nhập hệ thống thuedientu
– Điền “mã số thuế” và nhập “mã kiểm tra”, sau đó ấn tiếp tục.
– Nhập mật khẩu do Tổng Cục Thuế cung cấp qua SMS (mã đăng ký kê khai thuế điện tử) => Nhấn “Đăng nhập”
Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” và chọn “kê khai trực tuyến”
Bước 4: Chọn thông tin tờ khai quyết toán thuế TNCN
– Điền đầy đủ thông tin bắt buộc có dấu (*)
– Chọn loại tờ khai (02/QTT-TNCN –Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (theo Thông tư 80/2021)
– Chọn Cơ quan thuế Quyết toán: Chọn 1 trong 3 trường hợp sau:
Trường hợp 1: NNT có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn)
NNT kê khai trực tiếp với Cơ quan thuế (không khấu trừ tại nguồn)
Ghi chú: Không khấu trừ tại nguồn nghĩa là Công ty/DN/Tổ chức chi trả thu nhập không khấu trừ thuế của NNT trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân, mà NNT tự kê khai trực tiếp với cơ quan thuế và nộp thuế trực tiếp theo MST cá nhân nộp vào NSNN.
Sau đó NNT lựa chọn lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế.
Trường hợp 2: NNT trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm, vừa có thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ:
Sau đó NNT tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan.
Trường hợp 3: NNT không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập.
Sau đó khai thông tin về:
+ Nếu có thay đổi nơi làm việc thì khai thông tin vào ô 1 hoặc ô 2
+ Nếu không thay đổi nơi làm việc thì khai thông tin vào ô 3 hoặc ô 4 hoặc ô 5
Tiếp tục chọn Trường hợp quyết toán:
+ Chọn quyết toán theo năm dương lịch
+ Năm kê khai 2024
+ Từ tháng 01/2024 đến tháng 12/2024
(Trường hợp người nước ngoài thì chọn Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch hoặc quyết toán không đủ 12 tháng và chọn tiếp từ tháng đến tháng phù hợp với trường hợp của người nộp thuế)
+ Loại tờ khai chính thức (Trường hợp đã nộp hồ sơ rồi nhưng người nộp thuế khai sai muốn khai lại thì chọn tờ khai bổ sung).
Sau khi khai đầy đủ thông tin ấn “tiếp tục”.
Bước 5: Khai tờ khai quyết toán thuế
Nhập phụ lục: 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021
Cá nhân có đề nghị miễn giảm do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo cùng với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công thì tích chọn vào ô trống.
NNT kiểm tra lại thông tin: Tên Người Thuế, địa chỉ, quận huyện, tỉnh; Điện thoại, Fax, Email hệ thống tự chạy, nếu chưa chính xác thì điều chỉnh cho đúng.
>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
-
Có bắt buộc phải quyết toán TNCN nếu đã nghỉ việc giữa năm không?
Trả lời:
Có. Cá nhân nghỉ việc giữa năm vẫn thuộc diện quyết toán nếu trong năm có tổng thu nhập tính thuế vượt mức giảm trừ (11 triệu/tháng cho bản thân + 4,4 triệu/tháng cho mỗi người phụ thuộc), hoặc có nhu cầu hoàn thuế thu nhập cá nhân đã bị khấu trừ tại nơi làm việc trước đó. Người nghỉ việc không được ủy quyền cho doanh nghiệp mà phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.
-
Nếu không kê khai người phụ thuộc từ đầu năm thì có được giảm trừ khi quyết toán không?
Trả lời:
Có thể, nhưng cần nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bổ sung kèm theo hồ sơ quyết toán. Hồ sơ gồm: tờ khai đăng ký người phụ thuộc, giấy tờ chứng minh mối quan hệ, bản sao giấy khai sinh hoặc CCCD của người phụ thuộc. Nếu đủ điều kiện, cơ quan thuế sẽ tính giảm trừ hồi tố từ tháng đủ điều kiện, giúp giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn.
-
Quyết toán thuế TNCN có thể thực hiện tại bất kỳ chi cục thuế nào không?
Trả lời:
Không. Cá nhân chỉ được quyết toán tại chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi làm việc cuối cùng trong năm tính thuế. Nếu quyết toán online, hệ thống sẽ tự động gửi hồ sơ đến đúng cơ quan quản lý mã số thuế cá nhân. Trường hợp có sự thay đổi địa bàn cư trú chưa cập nhật, cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế trước khi quyết toán.
-
Không có chứng từ khấu trừ thuế thì có thể quyết toán không?
Trả lời:
Được, nhưng sẽ gặp khó khăn nếu đề nghị hoàn thuế. Trong trường hợp không có chứng từ do nơi làm việc cũ không cấp, cá nhân có thể yêu cầu cơ quan chi trả cấp lại bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc tra cứu số liệu qua tài khoản thuế điện tử cá nhân. Trường hợp không chứng minh được thuế đã nộp, cơ quan thuế sẽ không hoàn thuế hoặc yêu cầu nộp bổ sung.
-
Nếu sau quyết toán mới phát hiện kê khai sai thì có được sửa không?
Trả lời:
Có. Cá nhân có thể nộp lại tờ khai điều chỉnh quyết toán TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN. Việc điều chỉnh được thực hiện trong vòng 10 năm kể từ năm kê khai sai và trước thời điểm cơ quan thuế ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra. Nếu việc kê khai sai dẫn đến thiếu thuế, người nộp sẽ bị truy thu và xử phạt theo Luật Quản lý thuế.
KẾT LUẬN TỪ LUẬT SƯ:
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ nhưng cũng là cơ hội để đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Sự thiếu hiểu biết hoặc chủ quan trong quá trình kê khai có thể khiến người lao động mất quyền được hoàn thuế hoặc gặp rắc rối pháp lý về sau. Chủ động nắm rõ thủ tục, tờ khai và thời hạn sẽ giúp bạn tự tin hơn trong mỗi kỳ quyết toán.
>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!
