Quên không báo giảm thai sản thì phải làm như thế nào?

Quên không báo giảm thai sản thì làm thế nào? Có bị xử phạt không? Báo giảm thai sản là một thủ tục cần thiết thực hiện khi doanh nghiệp phát sinh giảm hoặc điều chỉnh lao động, cụ thể là có lao động nữ nghỉ thai sản. Trong nhiều trường hợp, vì những lý do khác nhau, các doanh nghiệp vẫn xảy ra tình huống quên không báo giảm thai sản.

Với tình huống như vậy, doanh nghiệp phải xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây, Tổng Đài Pháp Luật chúng tôi xin gửi đến bạn những thông tin liên quan đến vấn đề này.

>>>> Liên hệ luật sư tư vấn miễn phí quên không báo giảm thai sản. Gọi ngay: 1900.6174 để được giải đáp nhanh nhất

Báo giảm thai sản khi nào?

Căn cứ pháp lý: Điểm 2.1 Mục 2 Công văn 3881/BHXH-ST, Khoản 6 Điều 42 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Bảo giảm thai sản được xem là căn cứ để giải quyết chế độ hưởng thai sản cho lao động. Kể từ thời điểm báo giảm thai sản thì người sử dụng lao động và người lao động nữ đó không cần đóng BHXH, đồng thời trong thời gian này cũng không được hưởng BHXH.

Theo như quy định đã nêu ở trên, khi có phát sinh tăng/giảm người tham gia BHYT thì đơn vị sử dụng lao động cùng tham gia BHYT, BHXH sẽ phải kịp thời lập danh sách tăng/giảm/điều chỉnh số lượng gửi cơ quan BHXH theo mẫu đã được quy định tại Quyết định 959/QĐ-BHXH.

Khi người lao động hưởng chế độ thai sản và nghỉ việc từ 14 ngày làm việc trở lên. Khi đó, người sử dụng lao động và người lao động sẽ không phải đóng BHXH, BHYT, BHTNLĐ, BNN. Lúc này, người sử dụng lao động cần báo cáo lên cho cơ quan BHXH biết.

Theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội, Bộ luật lao động thì lao động nữ nghỉ thai sản 6 tháng và nghỉ trước khi sinh 2 tháng. Do đó, ngay sau khi người lao động xin nghỉ sinh thì phía doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục, hồ sơ báo giảm thai sản.

Như vậy, căn cứ quy định trên thì trong trường hợp người lao động nữ nghỉ thai sản thì doanh nghiệp phải ngay lập tức lập danh sách báo giảm thai sản để gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội.

>>> Gọi ngay để được Luật sư  giải đáp khi quên không báo giảm thai sản. Gọi ngay 19006174 

Nghỉ thai sản ngày 24 thì báo giảm tháng nào?

Hiện Luật Bảo hiểm xã hội không có hướng dẫn cụ thể về thời gian thực hiện báo giảm lao dộng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên nộp hồ sơ về phát sinh điều chỉnh lương, tăng/ giảm lao động hàng tháng trong thời gian sớm nhất.

Trường hộ hồ sơ giảm lao động của tháng sau, doanh nghiệp có thể báo giảm lao động ngay khi có quyết định thoi việc hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng (không cần phải chờ đến ngày 28 mỗi tháng). Khi có phát sinh người lao động nghỉ tiếp thì doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục báo giảm lao động mà không bị giới hạn.

Do vậy, nếu có người lao động nghỉ thai sản vào ngày 24 thì doanh nghiệp có thể báo giảm luôn tại tháng đó. Nếu báo giám tại tháng sau thì doanh nghiệp có thể sẽ bị phát sinh chi phí về bảo hiểm y tế, lãi truy thu.

>>> Gọi ngay để được Luật sư  giải đáp khi quên không báo giảm thai sản. Gọi ngay 19006174 

Quên không báo giảm thai sản thì làm thế nào?

Khi các công ty quên không báo giảm thai sản, tùy thuộc vào từng trường hợp mà doanh nghiệp cần có cách phù hợp:

Trường hợp 1: Người lao động nghỉ thai sản từ 01/01 đến tháng 7 đã đi làm lại (trong cùng một năm) nhưng chưa báo tăng, giảm thai sản.

Pháp luật Việt Nam hiện hành chưa có quy định nào về việc cấm báo tăng, báo giảm chậm. Vì vậy, đối với trường hợp này thì hiện tại, doanh nghiệp vẫn có thể báo tăng lao động cho người lao động nghỉ thai sản từ 01/01 đến tháng 7.

Về hồ sơ, đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị giấy tờ:

– 01 bản: Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT)

– Tờ khai báo đã tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1 – TS)

– Liệt kê thông tin của người lao động (Mẫu D01 – TS)

Trường hợp 2: Nếu người lao động nghỉ thai sản từ 01/7 đến tháng 1 của năm sau mới đi làm trở lại (trong khoảng 2 năm) nhưng chưa báo tăng, giảm thai sản.

Ở trường hợp này, doanh nghiệp vẫn có thể làm hồ sơ báo giảm lao động chậm cho cơ quan BHXH, sau đó báo tăng thai sản để tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động của bên mình tiếp.

Hồ sơ tăng, giảm lao động gồm các loại giấy tờ sau:

– 01 bản: Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT)

– Liệt kê thông tin của người lao động (Mẫu D01 – TS)

*Lưu ý: Để nhanh chóng và thuận tiện hơn thì đơn vị sử dụng người lao động có thể thực hiện báo tăng, giảm lao động trên phần mềm điện tử. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH.

>>> Xem thêm:  Thời hạn báo giảm thai sản là bao nhiêu lâu? Giải đáp nhanh nhất

Quên không báo giảm thai sản có bị phạt không.

 

Trả lời:

Chào chị Lê Oanh, cảm ơn chị đã gửi câu hỏi đến chúng tôi. Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu, chúng tôi xin được tư vấn cho chị như sau:

Hiện tại, pháp luật Việt Nam vẫn chưa ban hành văn bản pháp lý nào quy định về việc xử phạt khi quên không báo giảm thai sản/ báo giảm lao động. Do đó, chị cứ yên tâm rằng, việc báo giảm lao động chậm sẽ không dẫn đến hậu quả pháp lý là xử phạt hành vi vi phạm hành chính của người sử dụng lao động.

Về trường hợp của chị thì hiện tại chị vẫn có thể làm thủ tục báo giảm thai sản cho công nhân. Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì người sử dụng lao động sẽ phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm cho người lao động trong trường hợp khai báo giảm lao động chậm.

Tóm lại, việc quên không báo giảm thai sản là không bị phạt. Nhưng doanh nghiệp, cơ quan cần lưu ý để tránh sai phạm và gây thiệt hại về tài chính.

Báo giảm thai sản như thế nào?

Sau đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và thủ tục báo giảm thai sản mà các công ty/doanh nghiệp có thể tham khảo:

Hồ sơ tiến hành thủ tục báo giảm thai sản

Căn cứ pháp lý: Điều 23 Quy trình ban hành theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về hồ sơ báo giảm lao động nghỉ thai sản.

Để chuẩn bị thực hiện thủ tục Báo giảm thai sản, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm những loại giấy tờ sau:

– Tờ khai đơn vị/công ty đang tham gia làm việc, điều chỉnh thông tin BHXH,BHYT (theo mẫu TK3-TS);

– Danh sách người lao động tham gia BHXH (theo mẫu D02-TS);

– Bảng kê khai thông tin người lao động (Mẫu D01-TS):

Trường hợp NLĐ đã sinh con: đơn vị/doanh nghiệp nhập thông tin Giấy khai sinh/Giấy chứng sinh làm căn cứ;

Trường hợp NLĐ chưa sinh con: do đa số NLĐ nghỉ làm trước khi sinh nên nếu NLĐ có đơn xin nghỉ thai sản thì sử dụng thông tin trong đơn xin nghỉ để làm căn cứ.

>>> Xem thêm: Thủ tục hưởng chế độ thai sản được quy định như thế nào?

Thủ tục báo giảm thai sản

Căn cứ Điều 31 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, thủ tục báo giảm thai sản thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ liên quan

Người báo giảm thai sản chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ như đã nêu ở trên.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp quên báo giảm thai sản dẫn đến báo giảm thai sản muộn thì khi đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bảng lương gửi lên cơ quan BHXH để tiến hành truy thu các tháng bị báo muộn. Các giấy tờ kèm theo, bao gồm bảng kê hồ sơ.

Bước 2: Kê khai hồ sơ

Doanh nghiệp cần chú ý về nội dung kê khai:

– Với mẫu D02-TS: Cần chú thích rõ là nghiệp vụ thai sản. Tránh trường hợp nhầm lẫn giảm lao động do nghỉ việc hay các nguyên nhân khác.

– Ô thời gian: Ghi chính xác thời điểm người lao động bắt đầu nghỉ thai sản. Trong trường hợp quên báo giảm nghỉ thai sản thì cần điền đúng thời điểm báo muộn để có thể truy thu.

– Nếu người lao động đã sinh con thì có thể cung cấp thêm giấy khai sinh, giấy chứng sinh của con để làm căn cứ cho doanh nghiệp báo giảm thai sản.

– Nếu có nhiều lao động nghỉ trước sinh thì cần kèm thêm đơn xin nghỉ thai sản (thời gian nghỉ trước sinh không quá 02 tháng)

Bước 3: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức:

– Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội: người sử dụng lao động đến trực tiếp cơ quan BHXH đang quản lý doanh nghiệp ở cấp tỉnh/ cấp huyện để nộp hồ sơ đã chuẩn bị.

– Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.

– Nộp hồ sơ trực tuyến: đây là hình thức được áp dụng phổ biến hiện nay và thời gian thực hiện nhanh chóng, không mất nhiều chi phí. Người sử dụng lao động thực hiện khai báo giảm thai sản cho người lao động trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số để nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

*Điển hình: ứng dụng được sử dụng nhiều nhất và miễn phí cho các doanh nghiệp đó là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH.

Bước 4: Xử lý hồ sơ

Căn cứ Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, thời hạn giải quyết hồ sơ là trong vòng 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp.

>>>  Liên hệ ngay để được Luật sư  tư vấn khi quên không báo giảm thai sản. Gọi ngay 19006174 

Trên đây là tư vấn của Luật sư Tổng đài pháp luật về các nội dung liên quan đến quên không báo giảm thai sản.Trường hợp bạn cần những hỗ trợ cụ thể hay những giải đáp hợp lý, cụ thể hơn thì bạn có thể liên hệ qua số điện thoại hotline 1900 6174 sẽ được chúng tôi hỗ trợ tư vấn một cách nhanh chóng nhất.