Tổ chức sự kiện cho công ty: 3 vấn đề cần lưu ý

Theo khảo sát nội bộ từ một chuỗi dịch vụ pháp lý doanh nghiệp năm 2024, có đến 63% công ty vừa và nhỏ tại Việt Nam chưa nắm rõ các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến việc tổ chức sự kiện cho công ty, dẫn đến tình trạng bị phát sinh chi phí bất hợp lý, mâu thuẫn với đơn vị tổ chức hoặc không thể bảo vệ quyền lợi khi có rủi ro xảy ra. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện cho công ty uy tín nhưng vẫn bị động trong vấn đề hợp đồng, hóa đơn chi phí và trách nhiệm pháp lý liên quan.

Bài viết dưới đây do Tổng đài Pháp Luật – chuyên mục Tư vấn luật doanh nghiệp biên soạn, dưới sự tư vấn chuyên môn của luật sư tư vấn pháp luật thương mại – dịch vụ, sẽ cung cấp góc nhìn pháp lý toàn diện về hoạt động tổ chức sự kiện cho công ty – từ việc chuẩn bị hồ sơ, kiểm soát chi phí, đến quy định hợp đồng và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

>>> Đừng chần chừ, giải pháp pháp lý tốt nhất từ luật sư đang chờ bạn – đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!

Đặt lịch tư vấn

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY LÀ HOẠT ĐỘNG GÌ? CÓ CẦN QUY ĐỊNH PHÁP LÝ KHÔNG?

Tổ chức sự kiện cho công ty là hoạt động do doanh nghiệp chủ động thực hiện hoặc thuê đơn vị chuyên nghiệp để tổ chức các chương trình có tính chất nội bộ hoặc đối ngoại. Mục đích của hoạt động này rất đa dạng, bao gồm: kỷ niệm thành lập công ty, lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo, chương trình đào tạo, team building, tri ân nhân viên hoặc đối tác, v.v. Đây là hoạt động góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quảng bá thương hiệu và tăng cường sự gắn kết giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác, người lao động.

Mặc dù tổ chức sự kiện không phải là hoạt động bắt buộc theo luật, nhưng vẫn chịu sự điều chỉnh bởi hệ thống pháp luật hiện hành, đặc biệt là trong các trường hợp có yếu tố quảng bá, truyền thông hoặc thuê dịch vụ ngoài. Cụ thể:

• Nếu sự kiện có yếu tố quảng bá sản phẩm, thương hiệu hoặc có nội dung thương mại, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Luật Quảng cáo 2012 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
• Nếu có tổ chức biểu diễn nghệ thuật, thuê người mẫu, MC hoặc nghệ sĩ, doanh nghiệp cần tuân thủ theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP về hoạt động nghệ thuật biểu diễn.
• Nếu sự kiện có quy mô lớn, tổ chức tại nơi công cộng hoặc có sự tham gia của nhiều khách mời bên ngoài, có thể cần phải thông báo hoặc xin phép cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
• Việc ký kết hợp đồng thuê ngoài tổ chức sự kiện cần tuân theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 để đảm bảo rõ ràng quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các bên.
• Chi phí tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp muốn đưa vào chi phí hợp lệ khi tính thuế thì phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ, tuân thủ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC về hạch toán chi phí.

Vì vậy, tổ chức sự kiện cho công ty tuy là hoạt động mang tính sáng tạo, linh hoạt nhưng lại liên quan đến nhiều khía cạnh pháp lý. Nếu không tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp phải các rủi ro như: bị từ chối chi phí thuế, bị xử phạt hành chính, phát sinh tranh chấp hợp đồng, hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp do sai phạm trong quá trình tổ chức.

CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY: ĐƯỢC TÍNH THẾ NÀO LÀ HỢP LÝ?

Chi phí tổ chức sự kiện cho công ty là khoản chi phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động như lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, kỷ niệm thành lập, họp báo, team building, v.v. Đây là khoản chi hợp pháp nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, cụ thể là được hạch toán là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

1. Các khoản chi thường phát sinh khi tổ chức sự kiện

Chi phí tổ chức sự kiện cho công ty có thể bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức (hội trường, khách sạn, nhà hàng…);
• Chi phí âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trang thiết bị;
• Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện (agency);
• Chi phí thiết kế, in ấn, thi công vật phẩm;
• Chi phí thuê MC, ca sĩ, nhóm múa, người mẫu, nhân sự sự kiện;
• Chi phí truyền thông, quay phim, chụp ảnh, livestream;
• Chi phí ăn uống, di chuyển, lưu trú cho khách mời và nhân sự;
• Chi phí quà tặng, giải thưởng, tài liệu sự kiện…

Tùy vào quy mô và mục đích sự kiện, các khoản chi này có thể dao động từ vài chục triệu đến hàng tỷ đồng.

2. Khi nào chi phí tổ chức sự kiện được coi là hợp lý?

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và quy định của Luật thuế TNDN, chi phí tổ chức sự kiện được tính là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thu nhập chịu thuế, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng được lập đúng mẫu, tên đơn vị tổ chức sự kiện phải khớp với hợp đồng và nội dung thanh toán.
• Có hợp đồng rõ ràng: Nêu rõ nội dung công việc, trách nhiệm, tiến độ và tổng giá trị hợp đồng tổ chức sự kiện.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chuyển khoản qua ngân hàng.
• Phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh: Sự kiện tổ chức phải gắn với mục tiêu kinh doanh như quảng bá thương hiệu, chăm sóc khách hàng, nâng cao năng lực nội bộ, truyền thông sản phẩm…
• Có bảng kê chi tiết và giải trình hợp lý: Trường hợp chi phí lớn hoặc có nhiều hạng mục nhỏ, cần lập bảng chi tiết, phân tích từng khoản mục để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Các lỗi thường gặp khiến chi phí bị loại khi quyết toán thuế

• Không có hóa đơn, hoặc hóa đơn không khớp nội dung sự kiện;
• Thanh toán bằng tiền mặt cho khoản trên 20 triệu đồng;
• Tổ chức sự kiện có tính chất cá nhân nhưng hạch toán vào chi phí doanh nghiệp;
• Không có hợp đồng hoặc không thể chứng minh tính phục vụ cho hoạt động kinh doanh;
• Hóa đơn xuất sai tên, sai mã số thuế, sai thời gian.

Kinh nghiệm thực tiễn từ Luật sư tư vấn pháp luật thương mại – tài chính:

• Trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp nên lập kế hoạch tài chính – pháp lý rõ ràng, từ dự toán đến lựa chọn nhà cung cấp, mẫu hợp đồng, và phương thức thanh toán.
• Yêu cầu đơn vị tổ chức sự kiện xuất hóa đơn đầy đủ ngay sau khi hoàn thành dịch vụ, để tránh chậm trễ làm mất chi phí hợp lệ.
• Với các sự kiện lớn (từ 200 triệu trở lên), nên có biên bản nghiệm thu, hình ảnh, kịch bản lưu trữ để phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán hoặc thanh tra thuế sau này.

Chi phí tổ chức sự kiện cho công ty hoàn toàn có thể được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế, nếu doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán theo đúng quy định. Việc kiểm soát tốt từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế, tránh rủi ro trong kỳ quyết toán và đảm bảo tính minh bạch tài chính.

LƯU Ý PHÁP LÝ KHI KÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY

Ký hợp đồng tổ chức sự kiện là một bước then chốt để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và quyền lợi doanh nghiệp được bảo vệ đầy đủ. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều công ty ký hợp đồng sơ sài, thiếu điều khoản quan trọng, dẫn đến phát sinh tranh chấp, chất lượng dịch vụ không đảm bảo, chi phí bị đội lên hoặc không thể khấu trừ thuế.

Dưới đây là những lưu ý pháp lý quan trọng khi ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

1. Xác định đúng tư cách pháp lý của đơn vị tổ chức

Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra kỹ:

• Đơn vị tổ chức sự kiện có đăng ký kinh doanh ngành nghề tổ chức sự kiện hay không;
• Có tư cách pháp nhân rõ ràng, người ký hợp đồng đúng thẩm quyền đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ;
• Có năng lực thực hiện sự kiện đúng quy mô cam kết.

Việc này giúp tránh rủi ro hợp đồng vô hiệu do giao dịch với cá nhân hoặc đơn vị không đủ năng lực pháp lý.

2. Nội dung hợp đồng cần đầy đủ, rõ ràng

Một hợp đồng tổ chức sự kiện chặt chẽ cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

• Tên sự kiện, mục tiêu và quy mô tổ chức (số lượng khách, địa điểm, thời gian);
• Danh sách các hạng mục công việc chi tiết: từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, truyền thông, in ấn đến nhân sự sự kiện;
• Tiến độ thực hiện và thời hạn bàn giao từng hạng mục;
• Tổng giá trị hợp đồng và cách thức thanh toán (chia theo giai đoạn hay thanh toán một lần);
• Trách nhiệm các bên, đặc biệt là trách nhiệm nếu sự kiện bị hủy, chậm tiến độ hoặc chất lượng không đúng cam kết.

3. Điều khoản về thanh lý, nghiệm thu, và hóa đơn

• Doanh nghiệp cần yêu cầu biên bản nghiệm thu từng hạng mục sau sự kiện;
• Đơn vị tổ chức phải xuất hóa đơn GTGT hợp lệ để doanh nghiệp đưa vào chi phí hợp lý;
• Hợp đồng cần ghi rõ điều kiện thanh lý, thời điểm chuyển giao và nghiệm thu;
• Đối với khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải thanh toán qua chuyển khoản để hợp lệ khi khấu trừ thuế.

4. Điều khoản xử lý rủi ro và tranh chấp

• Cần quy định rõ cách xử lý khi sự kiện bị hoãn/hủy do yếu tố khách quan (dịch bệnh, thiên tai, sự cố kỹ thuật…);
• Có điều khoản phạt vi phạm hợp đồng: phạt khi chậm tiến độ, không đảm bảo chất lượng, sai thiết kế, thiếu nhân sự…
• Ghi rõ cơ quan giải quyết tranh chấp: thông thường là tòa án nơi bị đơn cư trú hoặc trọng tài thương mại nếu hai bên thỏa thuận.

5. Đảm bảo tính bảo mật và quyền sử dụng hình ảnh, nội dung

Với các sự kiện có yếu tố thương hiệu, thông tin nội bộ hoặc hình ảnh khách mời:

• Nên có điều khoản bảo mật thông tin và quyền sở hữu hình ảnh/video thuộc về doanh nghiệp;
• Nếu sử dụng hình ảnh nghệ sĩ, người nổi tiếng, cần hợp đồng phụ về bản quyền hình ảnh để tránh tranh chấp pháp lý.

Lưu ý thực tiễn từ luật sư tư vấn pháp luật thương mại – dịch vụ:

“Hầu hết các rủi ro pháp lý phát sinh khi tổ chức sự kiện đều xuất phát từ hợp đồng sơ sài, không ràng buộc chi tiết các tình huống phát sinh hoặc thiếu hóa đơn chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp cần xem hợp đồng là văn bản pháp lý quan trọng chứ không chỉ là thủ tục hành chính.”

KẾT LUẬN TỪ LUẬT SƯ:

Dưới góc nhìn pháp lý, tổ chức sự kiện là một hoạt động phức hợp giữa sáng tạo, kinh doanh và trách nhiệm pháp luật. Do đó, để không “tiền mất tật mang”, doanh nghiệp cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ hợp đồng, chi phí, nhân sự, truyền thông cho đến xử lý hậu sự kiện. Đặc biệt, đội ngũ pháp lý doanh nghiệp nội bộ hoặc đơn vị tư vấn độc lập cần được tham vấn trước khi tổ chức các sự kiện lớn.

>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!

Đặt lịch tư vấn